С бурным развитием информационных технологий громадные архивы с журналами, отчётами и книгами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, становятся всё менее нужными, ведь этот объём данных можно сохранить в электронном виде на жёстком диске, габариты которого не больше размеров средней книжки.
Электронный архив – это преобразование и хранение больших объёмов текста в электронные форматы представления информации. Внедрение этого варианта хранения информации продиктовано временем: в наши дни любое предприятие нуждается в систематизации отчётов о контрактов, кредитно – финансовой деятельности и прочих документов. Электронный архив – это более эффективное использование персонала, часами проводить в архивах, чтобы предоставить заказчику необходимый чертёж или договор, больше не нужно. Электронный архив обойдется во много раз дешевле, нежели аренда помещений под хранение бумаг, так что это и экономия денежных средств. Вы будете уверены в сохранности вашей документации, а также можете забыть об утечке информации, не зря говорят: электронный архив – это постоянство и надёжность, безопасность и конфиденциальность.
Базисом для создания электронного архива остаются программы сканирования документов, с их помощью документы из бумажного варианта переводятся в электронный. Непосредственно сканированию документов предшествует их упорядочивание, удаление оцифровка рукописной или печатной документации, сортировка по мере целостности документов, скрепок и скоб для безпроблемного сканирования. Далее начинается непосредственно процесс сканирования с подборкой необходимых настроек для каждого вида материала, к счастью, программы сканирования созданы профессионалами, которые предусмотрели все сложности осуществления этого процесса. Последний этап – это сохранение отсканированных электронных документов в нужном формате, зачастую это PDF и JPEG.
Система электронного документооборота, пришедшая на смену традиционному деловодству, также немаловажна. Система электронного документооборота, аналогично электронному архиву, улучшает эффективность работы персонала путём автоматизации деловодства (согласование заказов и контрактов, предоставление нужной документации и др.
Ссылка на статью - http://www.forsites.net/stat/244_stat.html
